IDENTIFIKASI LAPORAN KEUANGAN DAN TRANSAKSI PADA PERUSAHAAN RUNTING CHICKEN DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS

Mata Kuliah                          : Administrasi Perkantoran Berbasis Digital

Hari dan Jam Kuliah            : Selasa (07.00-09.30)

Nama                                      : Nabilah Zulfa Luthfiyah

Dosen Pengampu                  : Agung Kuswantoro

 

IDENTIFIKASI LAPORAN KEUANGAN DAN TRANSAKSI PADA PERUSAHAAN RUNTING CHICKEN DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS

 

A.    Latar Belakang

     Semakin berkembangnya zaman, semakin pula berkembangnya teknologi. Menurut KBBI dalam (Welianto, 2021) teknologi adalah metode ilmiah untuk mencapai tujuan praktis, ilmu pengetahuan atau keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan hidup manusia. Teknologi ini berkembang karena adanya perubahan dan kebutuhan. Perubahan tradisional menjadi modern. Serta kebutuhan manusia yang semakin kompleks dan beragam.

     Dampak yang diakibatkan oleh berkembangnya teknologi salah satu keuntungannya untuk mempermudah. Pekerjaan-pekerjaan yang dulunya membutuhkan waktu lama untu menyelesaikannya karena dengan adanya teknologi pekerjaan tersebut cepat terselesaikan dan mudah juga untuk dikerjakan. Selain itu dengan adanya teknologi membuat suatu perusahaan menjadi semakin maju. Hal ini karena tingkat kekeliruan rendah dan pastinya perusahaan tersebut dikenal oleh banyak orang.

     Teknologi-teknologi tersebut berkembang dengan cepatnya. Ada banyak macam teknologi yang digunakan manusia. Salah satu teknologi yang digunakan yaitu Microsoft Access. Menurut (Blog Unnes, 2016) Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data). Dalam access ini terdapat banyak menu-menu sehingga dapat digunakan dalam segala hal. Menurut sebagian orang access ini mudah digunakan sehingga menjadi salah teknologi paling banyak digunakan terutama bagi mahasiswa. Mahasiswa-mahasiswa menjadi ketagihan menggunakan access ini, apalagi ketika diperintah membuat suatu aplikasi.

     Fungsi atau kegunaan dari Microsoft Access yaitu (Blog Unnes, 2016) untuk membuat basis data (database), untuk membuat program aplikasi jumlah peserta didik, untuk membuat program aplikasi gaji karyawan, untuk membuat program aplikasi penyimpan buku perpustakaan, untuk membuat program aplikasi absensi, serta untuk membuat program aplikasi persediaan barang. Manfaat dari Microsoft Access yaitu (Blog Unnes, 2016) menghemat waktu dan tenaga, serta mempermudah pelaksanaan suatu pekerjaan yang terasa berat dan melelahkan

     Karena manfaat dan kegunaannya banyak, access ini bukan hanya sering digunakan untuk mahasiswa saja, tetapi access ini juga sering dipakai di perusahaan-perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Kebanyakan perusahaan-perusahaan tersebut digunakan untuk membantu transaksi dan laporan keuangan. Transaksi ini dilakukan ketika ada konsumen yang melakukan pembelian. Sedangkan laporan keuangan ini antara lain untuk mengetahui keuntungan, piutang, dan sebagainya.

     Dengan pentingnya penggunaan teknologi pada masa sekarang, maka di perusahaan membutuhkan yang namanya suatu teknologi. Teknologi yang digunakan adalah Microsoft Access. Walaupun masih banyak yang belum mengetahuinya tapi Access ini yang paling memiliki keuntungan yang banyak. Makanya di perusahaan perlu untuk menerapkannya.

     Dengan adanya permasalahan tersebut, peneliti melakukan observasi di Perusahaan Runting Chicken. Runting Chicken merupakan salah satu perusahaan rumahan yang dikelola perorangan. Perusahaan ini bergerak dalam penyetoran ayam ke pedagang. Sistemnya Runting Chicken mengambil ayam dari PT, setelah itu baru menyetorkannya ke pedagang, dan pedagang bisa dijual lagi. Untuk perusahaannya terletak di Desa Tambaharjo, Dukuh Runting, Kabupaten Pati.

     Setelah melakukan observasi dan wawancara, peneliti mendapatkan suatu permasalahan dalam perusahaan tersebut. Permasalahan tersebut adalah pada proses transaksi  dan laporan keuangannya, yaitu masih menggunakan cara manual. Dengan menggunakan cara manual banyak sekali kekeliruan dan waktunya pun lama serta membingungkan juga.

     Dengan adanya permasalahan tersebut, peneliti berusaha membantu membuatkan suatu aplikasi menggunakan Microsoft Access. Topik observasi ini yaitu “Identifikasi Laporan Keuangan dan Transaksi pada Perusahaan Runting Chicken dengan Menggunakan Microsoft Access”.

B.     Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam identifikasi ini adalah

1.      Apa saja identifikasi kebutuhan yang ada di dalam perusahaan Runting Chicken?

2.      Bagaimana penerapan model aplikasi yang akan diterapkan di Perusahaan Runting Chicken?

C.    Tujuan Identifikasi

Tujuan dari identifikasi ini adalah

1.      Untuk mengetahui identifikasi kebutuhan yang ada di dalam perusahaan Runting Chicken

2.      Untuk mengetahui penerapan model aplikasi yang akan diterapkan di Perusahaan Runting Chicken

D.    Manfaat

Manfaat dari identifikasi ini adalah

a.      Bagi Mahasiswa

1.      Dapat menambah pengetahuan di diri mahasiswa.

2.      Diharapkan mahasiswa dapat menjadikan sebuah referensi  untuk mengembangkan kreatifitasnya di bidang administrasi perkantoran.

b.      Bagi Peneliti

1.      Dapat menambah pengetahuan dan kreatifitas di diri peneliti.

2.      Dapat menambah relasi.

3.      Dapat menambah manfaat dan dapat membantu orang lain.

c.       Bagi pegawai Perusahaan Runting Chicken

1.      Diharapkan dengan adanya aplikasi tersebut dapat membantu pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya.

2.      Tingkat kekeliruan diharapkan dapat teratasi.

3.      Diharapkan dengan adanya aplikasi tersebut dapat bermanfaat dan diterapkan di perusahaan Runting Chicken.

E.     Identifikasi

      Perusahaan Runting Chicken adalah perusahaan perseorang yang bergerak dalam jual ayam. Untuk pemiliknya sendiri yaitu Bapak Heri Supriyanto. Untuk karyawan yang bekerja di Runting Chicken berjumlah kurang lebih 9 orang. Yang biasanya dibagi menjadi tiga klloter atau tiga mobil.

     Sistem kerjanya itu Runting Chicken mencari ayam melalui PT, setalah itu mendistribusikannya melalui produsen. Produsen-produsen tersebut bisa menjualnya kembali missal di pasar. Walaupun ini perusahaan perseorangan tetapi sudah berkembang maju, terbukti banyak produsen yang mengambil di situ dan keuntungan yang didapat juga tinggi.

     Karena semakin banyaknya transaksi dan produsen juga perusahaan Runting Chicken mengalami kebingungan dan permasalahan. Permasalahan tersebut antara lain:

-          Banyak produsen yang melakukan utang sehingga dari Runting Chicken mengalami kebingungan

Yang melakukan utang bukan sedikit, melainkan banyak. Bahkan utangnya sampai puluhan juta. Menurut data yang utang itu bukan hanya satu produsen saja. Untuk pencatatan utang hanya dilakukan di kertas biasa dan itu sering kali menimbulkan kekeliruan. Utang dan yang dibayar tidak sama nominalnya.

-          Harga ayam per kg setiap harinya berubah sehingga butuh mencatatatnya terus

Harga ayam setiap harinya berubah. Jadinya jika dicatat di manual akan membutuhkan waktu banyak dan kertas yang dipakai pun juga banyak.

-          Proses transaksi masih menggunakan nota dan buku sehingga menjadi bingung ketika mencatatnya

Proses transaksi yang dilakukan masih menggunakan nota dan masih dicatat secara manual. Untuk nota yang digunakan juga banyak. Dan bahkan dikumpulkan menjadi satu di almari. Pasti jika mencari nota itu kembali mengalami kesusahan karena banyaknya transaksi.

-          Jumlah produsennya banyak sehingga dari karyawan kadang-kadang bingung untuk menghubungi

Jumlah produsen tidaklah sedikit, ada sekitar 13 orang. Karena itu kadangkala karyawan lupa akan nomor telepon dan sebagainya.

-          Jumlah keuntungan yang membingungkan

Membingungkan disini karena sulit untuk memasukkan dan menghitung antara penjualan dan pembelian.

     Karena dengan permasalahan-permasalahan itu peneliti berusaha membantu menyelesaikannya. Peneliti dalam hal ini membuat suatu aplikasi yang berasal dari Microsot Access. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat membantu Runting Chicken dalam menyelesaikan permasalahan terutama dalam hal utang.

     Penggunaan aplikasi Access ini menurut penulis yang paling mudah dibandingkan aplikasi yang lainnya. Banyak sekali keuntungan yang didapat. Selain murah juga mudah dibuat.

1.      Analisis Kebutuhan

Adapun kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras yaitu:

a.       Kebutuhan perangkat lunak

-          Microsoft Access, maksimal 2010

-          Windows, maksimal 10

-          Smadav, proteksi antivirus

b.      Kebutuhan perangkat keras

-          Laptop atau komputer

-          Hardisk

-          RAM

-          Mouse

2.      Analisis Data

     Analisis data pada sistem ini menggunakan analisis data ERD (Entity Relationship Diagam).Menurut (Edi & Betshani, 2009) ERD adalah sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan data-data atau objek-objek yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitas-entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi.

F.     Sistematika Penerapan Aplikasi

     Dalam aplikasi ini terdapat sistematika penerapan aplikasi. Untuk sistematikanya yaitu:

Bagan 1. Sistem Pengeoperasian atau Sistem Kerja Aplikasi Laporang Keuangan dan Transaksi

Penjelasan:

1.      Form Produsen

Pertama adalah mengisi form produsen. Jika produsennya baru bisa diisikan. Jika produsennya lama tinggal memilih saja.

2.      Form Data Ayam

Kedua adalah mengisi form data ayam. Karena harga ayam yang tidak sama setiap harinya perlu yang namanya pencatatan. Pencatatan ini dilakukan setiap hari.

3.      Form Transaksi

Ketiga yaitu mengisi form transaksi. Setelah ada pembeli, karyawan Runting Chicken bisa mengisi form transaksi.

4.      Form Kartu Piutang

Keempat adalah mengisi kartu piutang. Kartu Piutang ini digunakan bagi produsen yang utang.

5.      Form Laba Rugi

Kelima adalah mengisi laporan laba rugi. Laporan laba rugi ini untum menentukan apakah perusahaan untung atau rugi.

G.    Perancangan

     Rancangan program dibuat untuk memberikan gambaran yang jelas pada pembaca tentang proses desain sistem dari awal sampai akhir secara lengkap.

     Aplikasi ini merupakan aplikasi yang sederhana, dimana penggunanya dapat dengan mudah menggunakan. Terutama yang dimudahkan disini adalah karyawan dan pemilik dari Runting Chicken.

Aplikasi laporan keuangan dan transaksi ini berisi menu sebagai berikut:

 Bagan 2. Menu pada Aplikasi Laporan Keuangan dan Transaksi

 Untuk lebih jelasnya penggunaan di Access, tabelnya adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Tabel Data Produsen

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	OPTION
1.	ID_Produsen	Short Text	ID Produsen
2.	Nama	Short Text	Nama Produsen
3.	Alamat	Short Text	Alamat Produsen
4.	Telepon	Short Text	Telepon Produsen

 

Tabel 2. Tabel Data Ayam

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	OPTION
1.	Tanggal	Date/Time	Tanggal Transaksi
2.	Berat Ayam	Short Text	Berat ayam
3.	Harga/kg	Currency	Harga Ayam

 

Tabel 3. Tabel Transaksi

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	OPTION
1.	ID_Produsen	Short Text	ID Produsen
2.	Tanggal Transaksi	Date/Time	Tanggal Transaksi
3.	Berat Ayam	Short Text	Berat Ayam
4.	Harga/Kg	Currency	Harga Ayam/kg
5.	Total	Currency	Total Yang Dibayar
6.	Saldo Uang Muka	Currency	Uang yang dibayarkan
7.	Total Piutang	Currency	Total piutang

 

Tabel 4. Tabel Kartu Piutang

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	OPTION
1.	ID_Produsen	Short Text	ID Produsen
2.	Tanggal pembayaran	Date/Time	Tanggal bayar
3.	Total Piutang	Currency	Total Piutang

 

Tabel 5. Tabel Laporan Laba Rugi

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	OPTION
1.	Tanggal	Data/Time	Tanggal
2.	Harga beli/kg	Currency	Harga beli
3.	Berat beli/kg	Currency	Berat beli
4.	Total beli	Currency	Total beli
5.	Harga jual/kg	Currency	Harga jual
6.	Berat jual/kg	Currency	Berat jual
7.	Total jual	Currency	Total jual
8.	Beban lain-lain	Currency	Beban lain-lain
9.	Keuntungan	Currency	Keuntungan (Total jual – Total beli)

 

     Selain tabel diatas, penulis juga menambahkan query, form, report, dan home dalam Aplikasi Laporan Keuangan dan Transaksi pada Runting Chicken. Diharapkan dengan adanya aplikasi tersebut dapat mempermudah sistem kerja.

 

H.    Daftar Pustaka

Blog Unnes. (2016). Pengertian, Fungsi dan Manfaat Microsoft Access. http://blog.unnes.ac.id/ayukwitantri/2016/02/12/pengertian-fungsi-dan-manfaat-microsoft-access/

Edi, D., & Betshani, S. (2009). Analisis Data dengan Menggunakan ERD dan Model Konseptual Data Warehouse. Jurnal Informatika, 5(1), 71–85.

Welianto, A. (2021). Pengertian dan Perkembangan Teknologi. Kompas.Com. https://www.kompas.com/skola/read/2021/01/08/120000169/pengertian-dan-perkembangan-teknologi?page=all

I.       Lampiran